A lei é antiga (Lei nº 4.923/65), mas o assunto continua atual e muito importante para os setores de recursos humanos (RH) das empresas: CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
O CAGED é o Cadastro Geral pelo qual o Governo Federal, através do Ministério da Economia, monitora a capacidade do País de gerar empregos, ao mesmo tempo em que toma ciência das oscilações dos postos de trabalho, auxiliando as autoridades competentes em determinar políticas públicas que visam a diminuição de prejuízos econômicos.
Até dezembro de 2019, por meio de declarações, os empregadores construíram esse “banco de dados” (Cadastro Geral). Por tal razão, o CAGED é um “velho conhecido” dos RHs, que mensalmente informavam as admissões, demissões e transferências de empregados cujos contratos de trabalho fossem regidos pela CLT (art. 1º, §1º, Lei 4.923/65).
Ocorre que, a partir de janeiro de 2020, essa obrigação legal foi alterada pela Portaria SEPRT nº 1.127/2019, do Ministério da Economia. As empresas foram obrigadas a se adequar ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), que passou a concentrar as informações referentes aos empregados no Brasil.
O eSocial, contudo, em diversas situações práticas, não disponibiliza às empresas exatamente as mesmas informações contidas no antigo “extrato” do CAGED. Esse extrato continha a consolidação de todas as informações vinculadas ao CNPJ emissor da declaração, por exemplo, o número total de empregados do estabelecimento no mês de referência, o número exato de demissões e admissões no período e, também, nominalmente as informações de cada um dos empregados.
A ausência dessas informações precisas, como antigamente apresentadas pelo CAGED, causa alguns transtornos, principalmente quando surgem questões jurídicas que exigem a comprovação do número total de empregados. Um exemplo claro: em determinada ação trabalhista o reclamante exige a sua reintegração aos quadros da empresa, com o retorno imediato ao trabalho, porque é portador de necessidade especial e a empresa não poderia demiti-lo sem recontratar outro empregado que se enquadrasse na quota legal mínima. Nesse caso hipotético, a defesa do empregador, para evidenciar a legalidade da dispensa, exigiria a comprovação documental do número total de empregados no momento da demissão, porque é este número o parâmetro determinante da quota mínima de empregados PNE (portadores de necessidades especiais). O extrato do CAGED do mês da dispensa do reclamante, portanto, seria imprescindível para o sucesso da defesa.
Em um processo judicial, não basta a mera alegação da empresa de que cumpriu a lei nas situações em que detenha o “ônus da prova”, isto é, a responsabilidade jurídica (dever) de provar o fato. Cabe às empresas, em casos semelhantes ao do exemplo acima, comprovar documentalmente o número total de funcionários da época. Mas “como fazer isso se não declaramos o CAGED desde janeiro de 2020 e se o eSocial não fornece essa informação?”, foi a pergunta formulada por um cliente.
E a resposta que poucos sabem é que o CAGED continua à disposição das empresas. Hoje, a sua declaração é FACULTATIVA, pois a obrigatoriedade se limita ao eSocial. Mas, como vimos, a escassez de informações desse último Sistema pode causar transtornos às empresas, o que muitas vezes resulta em custos. Esse desgaste financeiro inesperado pode ser evitado caso os RHs contemplem em suas rotinas mensais a manutenção da declaração do CAGED, ainda que não possam deixar de fazer os devidos lançamentos no eSocial.
Assim, mesmo após mais de um ano do fim da obrigatoriedade do CAGED, sabemos da inestimável importância de um documento idôneo, juridicamente válido e processualmente aceito, que contenha todos os dados dos empregados, nos moldes dos que existiam até dezembro de 2019, por isso sugerimos que as empresas mantenham a declaração do CAGED atualizada.
Ainda tem dúvidas sobre este tema? Deixe o seu comentário neste post, será um prazer orientá-lo(a)!
Nogueira e Tognin, fundado em 1995, sendo atualmente referência no Direito do Trabalho e na assessoria e consultoria preventiva na gestão de pessoas e empresarial.
Por: Luís Antonio Rossi Westin
Advogado Trabalhista